Como hacer facturas automaticas en excel

Crear múltiples facturas a partir de una hoja de cálculo Excel

Las pequeñas empresas pueden crear sus propias facturas en Microsoft Excel para empezar a facturar a los clientes por sus servicios. Puedes utilizar una plantilla de factura de Excel personalizable o crear tu propia factura profesional desde cero.

Una vez abierto Excel en tu ordenador, utiliza la barra de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la ventana e introduce “factura” para encontrar plantillas de facturas. Asegúrate de que estás conectado a Internet para realizar la búsqueda.

Desplázate por las diferentes opciones de plantillas de facturas para encontrar una que se adapte a tu negocio. Excel ofrece una serie de plantillas de facturas, desde facturas de ventas hasta facturas de servicios y facturas de envío. Elige una plantilla que se adapte a tus necesidades y tenga un diseño que encaje con la marca de tu empresa.

Cuando hayas añadido toda la información necesaria a tu factura, guarda la hoja de cálculo completa en tu ordenador. Guárdala como un documento con formato .xlxs para que puedas editarla más tarde si es necesario. También deberías guardarla como PDF y enviar esa versión a tu cliente, para que no pueda ser alterada.

Excel obtiene el número de fila

El procesamiento automatizado de facturas es el uso de software para procesar las facturas de las cuentas por pagar y actualizar la información en su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Le ayuda a acelerar la aprobación de las facturas, minimizar los errores y reducir los costes de procesamiento.

Estos pasos son prácticas bastante estándar. Pero cuando se realizan manualmente, los departamentos de cuentas por pagar no pueden mantener un proceso de facturación eficiente. Esto da lugar a largos tiempos de aprobación y mayores costes de procesamiento.

Un paso común en el proceso de aprobación de cuentas por cobrar es introducir la información de las facturas aprobadas en un sistema ERP. Esto no sólo lleva mucho tiempo, sino que también aumenta el riesgo de que se produzcan errores como entradas duplicadas y cálculos erróneos.

Sin embargo, para las empresas con procesos manuales, un empleado tendría que buscar un pedido en una base de datos o, peor aún, en un archivador, y cotejar las partidas individuales de una factura, un proceso que puede llevar horas.

Sin embargo, el enrutamiento manual de los documentos puede provocar más retrasos e incluso la pérdida de facturas. Por eso, el 37% de las empresas afirma que el enrutamiento manual de las facturas es su mayor problema a la hora de procesarlas.

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A continuación, podemos ver una factura con un buen formato que hasta ahora está vacía de detalles. Debajo de ella, (que puede estar en la misma hoja de Excel) también hay una tabla separada en la que se detallan los artículos de stock, en este caso botellas de vino, con precios por unidad a coste mayorista. Lo que nos gustaría hacer es añadir una lista de artículos de stock que, al ser elegidos, tengan su precio autocompletado en la columna Precio. También nos gustaría poder cambiar la cantidad y ver el total de la línea, y en última instancia, el subtotal y el total de la factura se calculan correctamente.

En primer lugar, en la parte izquierda de la factura, debemos seleccionar el área en la que queremos añadir nuestros artículos de producto, lo que hemos hecho anteriormente. A continuación, utilizamos la herramienta de Validación de Datos que se encuentra en la cinta de Datos en el panel de Herramientas de Datos, como se ve aquí:

Esto hace que aparezca el cuadro de opciones. En la pestaña de configuración, bajo Permitir, seleccione Lista y las opciones de casilla desplegable Ignorar espacios en blanco y En celdas. La opción Datos debería estar en gris. La Fuente debe ser la lista de productos que queremos que ofrezca el desplegable, en este caso, nuestra lista de vinos – seleccione la lista y el rango de celdas se introducirá automáticamente con referencias absolutas, como muestra este ejemplo:

Generador de facturas automatizado en Excel

Este es el aspecto de la hoja de cálculo. Si selecciona un número de cliente de la lista desplegable de la celda E6, Excel rellena automáticamente la información del cliente. Si selecciona un Nº de producto de una de las listas desplegables de las celdas A13 a A31, Excel rellena automáticamente la información del producto.

Explicación: Si la celda A13 está vacía, la fórmula devuelve una cadena vacía. Si no lo está, la función VLOOKUP busca el nº de Producto (1001) en la columna más a la izquierda del rango $A:$C (columnas A a C) en la hoja de Productos, y devuelve el valor en la misma fila de la segunda columna (col_index_num se establece en 2).