Como hacer bases de datos en excel

Cómo crear una base de datos de estudiantes en Excel

Un Modelo de Datos le permite integrar datos de múltiples tablas, construyendo efectivamente una fuente de datos relacional dentro de un libro de Excel. Dentro de Excel, los Modelos de Datos se utilizan de forma transparente, proporcionando datos tabulares utilizados en PivotTables y PivotCharts. Un Modelo de Datos se visualiza como una colección de tablas en una Lista de Campos, y la mayoría de las veces, ni siquiera sabrá que está ahí.

Antes de empezar a trabajar con el Modelo de Datos, es necesario obtener algunos datos. Para ello utilizaremos la experiencia de Get & Transform (Power Query), por lo que es posible que desee dar un paso atrás y ver un vídeo, o seguir nuestra guía de aprendizaje sobre Get & Transform y Power Pivot.

Consejo: ¿Cómo puede saber si su libro de trabajo tiene un Modelo de Datos? Vaya a Power Pivot > Manage. Si ve datos similares a los de la hoja de trabajo, entonces existe un modelo. Vea: Averiguar qué fuentes de datos se utilizan en un modelo de datos del libro de trabajo para obtener más información.

El siguiente paso es crear relaciones entre sus tablas, para que pueda extraer datos de cualquiera de ellas. Cada tabla debe tener una clave primaria, o un identificador de campo único, como el ID de estudiante o el número de clase. La forma más fácil es arrastrar y soltar esos campos para conectarlos en la vista de diagrama de Power Pivot.

Cómo crear una base de datos de clientes en Excel

El uso de Excel como base de datos para sus facturas, tareas pendientes, hojas de tiempo de proyectos, etc., es una excelente manera de reducir el tiempo de introducción de datos y obtener nuevas perspectivas de negocio. Los datos, sobre todo los numéricos, pueden utilizarse para todo, desde la revisión de las ventas pasadas hasta la predicción de los costes futuros de tu empresa.

Las empresas de todos los sectores utilizan los datos en sus actividades diarias, y aunque los datos son una parte integral de cualquier organización, no sirven por sí solos. Sin una gestión adecuada de los datos, su información será prácticamente inútil.  El uso de Excel como base de datos o de una herramienta de gestión de datos similar te ayudará a clasificar y segmentar tus datos, para que sean accesibles y utilizables.

Una base de datos es un término amplio para un sistema que almacena múltiples registros de datos. Las bases de datos tienen muchas formas diferentes y permiten a los usuarios almacenar, buscar, filtrar datos y revisar información numérica. Las bases de datos pueden tener una relación de uno a uno, de uno a muchos o de muchos a muchos, lo que significa que un registro puede tener otros registros múltiples o que otros registros pueden existir sin un registro principal.

Base de datos de Excel para la práctica

El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla. Una vez creada la tabla, utilice las herramientas de datos de Excel para buscar, ordenar y filtrar registros en la base de datos para encontrar información específica.

Al introducir los datos, es importante asegurarse de que se introducen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los títulos de las columnas, no dejes ninguna otra fila en blanco al introducir los datos. Además, asegúrate de no dejar ninguna celda vacía.

Los errores de datos causados por la introducción incorrecta de datos son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos. Si los datos se introducen correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.

La primera fila de Criterios especifica los nombres de los campos. Todas las demás filas de Criterios representan un filtro, un conjunto de restricciones sobre los campos correspondientes. Las restricciones se describen utilizando la notación de consulta por ejemplo e incluyen un valor a comparar o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Algunos ejemplos de restricciones son: “Chocolate”, “42”, “>= 42” y “<> 42”. Una celda vacía significa que no existe ninguna restricción en el campo correspondiente.

Cómo crear una base de datos en Excel con imágenes

Los expertos en bases de datos probablemente se ofenderían si llamara a cualquiera de estas una “base de datos”. Después de todo, estas tres bases de datos de hoja de cálculo son fáciles de configurar y utilizar… no se parecen en absoluto a una base de datos “real”. Aun así, estas bases de datos funcionan como una base de datos real para tus fórmulas de Excel. Si tus informes y análisis pueden obtener sus datos de uno de estos tipos de bases de datos de hojas de cálculo, puedes mejorar tus informes y análisis significativamente.

Cuando se configura una Tabla Simple, se definen los nombres de los rangos para todos los rangos clave, y luego las fórmulas utilizan sólo esos nombres de rangos para referirse a la tabla, nunca referencias a celdas. Y esos nombres de rangos sólo hacen referencia a las celdas de borde gris, nunca a las celdas con datos.

Este es el requisito fundamental para utilizar este diseño: Cuando se añaden filas o columnas de datos a una Tabla Simple, siempre se insertan las filas y columnas entre las celdas grises. De esta manera, siempre sabrás que todas las fórmulas que utilizan la tabla “verán” tus nuevos datos.

Cuando configuras una Tabla de Excel (o simplemente “Tabla”) Excel nombra cada columna de datos automáticamente. Además, cuando añades filas o columnas adyacentes a una Tabla, Excel amplía la Tabla para incluir estos nuevos datos, también automáticamente.