Como hacer asientos contables en excel

Contabilidad en hoja de cálculo

Los auditores saben que la comprobación de los asientos es uno de los muchos procedimientos que pueden utilizar para tratar la integridad de los datos del cliente y, por tanto, el riesgo de auditoría (véase la sección 240 de la AU-C, Consideración del fraude en una auditoría de estados financieros). Lo que los auditores y otros contadores públicos pueden no saber es cómo utilizar Microsoft Excel para comprobar los asientos.

Para los muchos contadores públicos que utilizan Excel a través de una licencia de Microsoft Office, la aplicación de hoja de cálculo puede resultar una opción atractiva para su uso en la comprobación de asientos. Excel puede realizar cualquier número de técnicas de auditoría asistida por ordenador (CAAT) sin coste adicional más allá de la licencia de Office o la cuota de suscripción.

Antes de continuar, es importante tener en cuenta que el trabajo de los auditores implica juicio. Los procedimientos descritos en este artículo son sólo una de las muchas formas en que se puede realizar la comprobación de los asientos. En general, los auditores deben tener en cuenta múltiples factores (por ejemplo, el entorno de control, la disponibilidad de los datos del cliente que permiten el uso de las CAAT) al realizar la comprobación del libro diario durante los encargos de auditoría.

Comentarios

Una de las áreas más importantes a configurar son los nombres de los diarios. Es una buena idea definir nombres de diario específicos para cada propósito, como por ejemplo, intercompañía, ajuste de valores devengados y corrección de errores. Puede adaptar cada nombre de diario para ayudar a que la entrada de datos para cada propósito sea fácil y segura.

La opción de anulación automática está disponible en los diarios generales. Por ejemplo, usted tiene un ajuste de devengo donde el documento real aún no ha sido procesado, como se muestra en la siguiente ilustración.

Las estructuras contables y las estructuras de reglas avanzadas son extremadamente importantes para garantizar que los datos necesarios para la elaboración de informes financieros y el seguimiento del rendimiento se capturen durante el procesamiento del diario general y de cualquier documentación. Las estructuras contables y las estructuras de reglas avanzadas le permiten adaptar la experiencia de entrada de datos. Puede permitir la entrada de datos sólo para las dimensiones financieras que sean relevantes en cada situación, y también puede imponer el requisito de que siempre se capturen los datos necesarios y precisos.

Puede encontrar la opción Simular contabilización en el menú Validar para la mayoría de los diarios. Cuando se valida un diario utilizando la función Validar, el sistema comprueba el diario en busca de condiciones de error específicas. Si se utiliza la función Simular contabilización, el sistema ejecuta todos los mismos procesos que se ejecutan durante la contabilización sin contabilizar realmente el diario. A continuación, puede revisar los mensajes de contabilización que se muestran, corregir los errores que encuentre y, a continuación, abrir el menú Contabilizar para contabilizar el diario.

Ayuda práctica para comprobar los asientos del diario

Un asiento contable es el método utilizado para introducir una transacción contable en los registros contables de una empresa. Los registros contables se agregan al libro mayor, o los asientos pueden registrarse en una variedad de libros auxiliares, que posteriormente se integran en el libro mayor. Cuando se crea una transacción contable, siempre se ven afectadas al menos dos cuentas, registrándose un asiento de débito en una de ellas y un asiento de crédito en la otra.Reglas de los asientos en el diarioDebe haber un mínimo de dos partidas en un asiento en el diario, aunque no hay un límite máximo en el número de partidas que se pueden incluir. Un asiento de dos líneas se conoce como asiento simple, mientras que uno que contiene más partidas se denomina asiento compuesto. Los totales de los cargos y abonos de cualquier transacción deben ser siempre iguales entre sí, por lo que siempre se dice que una transacción contable está “en equilibrio”. Si una transacción no estuviera en equilibrio, no sería posible crear estados financieros. Por lo tanto, el uso de débitos y créditos en un formato de registro de transacciones de dos columnas es el más esencial de todos los controles sobre la exactitud de la contabilidad.

Registrar los asientos del diario

La contabilidad por partida simple es una buena opción si diriges un negocio pequeño y sencillo con un bajo volumen de transacciones. Cada vez que el dinero entra o sale de su negocio, se registra una vez, como un valor positivo (ingreso) o negativo (gasto).

El Plan de Cuentas incluye una cuenta para “Gasolina y Automóvil”. Pero si no conduces para trabajar, no necesitas esta fila, así que puedes eliminarla. Lo mismo ocurre con cualquier otra cuenta que no se aplique a su negocio.

Por defecto, la cuenta de resultados incluye los datos de todas las cuentas que aparecen en el Plan de Cuentas. Si ha añadido o eliminado cuentas del Plan de Cuentas, realice los mismos cambios en la Cuenta de Resultados. Por ejemplo, si no registra “Gas y Automóvil” como un gasto, elimine la fila.

Cuando introduzca los ingresos de las facturas pagadas en su hoja de Transacciones, incluya el número de la factura en la descripción. De este modo, podrá hacer referencias cruzadas y evitar errores, como olvidarse de introducir los pagos de las facturas o introducir la misma factura dos veces. Esto es mucho más fácil si tienes una hoja separada para hacer el seguimiento de tus facturas.